Vào cuối mỗi năm thì tập thể TTN Minh Lý lại tất bật chạy thực hiện các dự án truyền thống như Hội Heo Từ Thiện, Tất Niên TTN Minh Lý và một dự án nữa khi nghe đến tên thì các bạn Thanh Sinh ai cũng rùng mình, dự án Kinh Doanh Dưa Tết. Một dự án gần như là truyền thống này đã tạo ra một môi trường học tập cho các bạn Thanh Sinh có cơ hội trải nghiệm công việc thực tế.
Lý đã tham gia dự án Kinh Doanh Dưa Tết tính luôn năm nay là đã được năm năm. Những ngày đầu mới tham gia tâm hồn như con nai vàng ngơ nhác bập bẹ làm nhân viên khắc cạo với công việc tay ngang là khắc hoa văn kiêm khắc chữ, do thời gian tập huấn chỉ có mấy ngày nên mọi thứ phải tự bương trải đến nỗi trái dưa của khách chính là trái dưa tập huấn. Năm đó ban điều hành dự kiến là rất nhỏ chỉ có 3 người Trưởng Dự Án, Trưởng Ban Kinh Doanh, Trưởng Ban Kỹ Thuật, và trên thực tế khi dự án diễn ra thì chỉ có một hội đồng dự án bao gồm 2 lá phiếu của hai Trưởng Ban Kỹ Thuật và Kinh Doanh. Năm đó là năm rất nặng cho những ai nằm trong BDH vì khi xây dựng dự án được dựa trên tư tưởng rất tiến bộ, tương tưởng mà có thể áp dụng cho hàng chục năm sau, khi mà máy móc trở nên phổ biến, nguồn thông tin được cập nhật tức thời. Những công việc của bốn năm người chỉ do một người phụ trách, Kỹ Thuật làm luôn công việc của kho và giao hàng, Kinh Doanh thì đảm luôn công việc của hành chính. Những công việc không quan trọng nhưng lại rất cần thiết để dự án chạy, nên các Trưởng Ban tập trung vào làm công việc đó dẫn đến chất lượng sản phẩm năm đó rất tệ, Kinh Doanh không thể xem xét điều chỉnh bán hàng, Kỹ Thuật không thể kiểm tra chất lượng sản phẩm. Công việc chính của các Ban không thể làm tròn vì phải đi làm công việc khác, chính Lý là người hỗ trợ làm quản lý khu khắc cạo, KCS sản phẩm tay ngang, và hỗ trợ nhập liệu cho Kinh Doanh năm đó vào mỗi tối. Nhưng, hiệu suất làm việc được tăng gấp bội, sai sót được giảm thiểu tới mức tối đa, vấn đề được giải quyết ngay tức thì, thông tin di chuyển một cách suôn sẻ vì hình thức di chuyển này thuộc dạng lưới, không phải bâc thang, có nghĩa là thông tin được đồng bộ một cách liên tục, mọi thông tin chỉ dồn vào hai người và hai người này chỉ cần tạo một cầu nối thông tin vững chắc nữa thì mọi thứ đều trong suốt. Có một câu truyện kể rằng khi con ngựa kéo di chuyển được một vật thì mất 100% sức lực và kéo được một thời gian ngắn thì thấm mệt, còn 3 con cùng kéo một vật đó thì mỗi con chỉ kéo được 30% sức, 10% còn lại là do không đồng đều, thì thời gian để cho con ngựa được nghỉ ngơi sau khi kéo thì tăng lên gấp 3 lần, chưa tính sự hao phí sức lực theo thời gian. Năm đó là năm đáng nhớ cho Phước (Kỹ Thuật) và Thơ (Kinh Doanh) khi một người chảy máu mũi cuối dự án, tiền chữa bệnh nhiều hơn tiền lương, một người thì té xe giữa đường vì không thể cố gắng tỉnh để lái xe về đến nhà, và cả hai đều bệnh một tháng liền sau đó. – Trưởng Dự Án Kinh Doanh Dưa Tết 2015 - Lê Xuân Khôi.
Qua năm sau, là năm vực thẳm cho Kinh Doanh lẫn Kỹ Thuật, hình thức và quy trình vẫn như cũ, tách quản kho ra khỏi kỹ thuật, Kinh Doanh lần đầu tiên áp dụng phần mềm. Kho có sự chuẩn bị và thực hiện khá tốt, tuy có chút sai sót do vị trí mới. Kỹ thuật đã vơi bớt đi gánh nặng nhưng vì quản lý yếu và thiếu chặt chẽ trong khâu KCS, cộng với sự quyết tâm kiếm tiền ăn tết của Lý – Trong vòng bốn ngày, với mức lương kiếm được là niềm động lực, mơ ước được chạm đến của tất cả các bạn làm trong khâu khắc cạo trong những năm sau đó. Nên năm đó gặp đại hoạ về chất lượng sản phẩm, thấp nhất trong tất cả các năm khi mà khách hàng phản hồi về nhánh mai như những khúc củi, cây tăm kết hợp với những hạt bắp lột sẵn. Nhớ lại một câu cá nhân huyền thoại nói về sản phẩm từ Trưởng ban Kỹ Thuật được in sâu vào trong đầu của Lý là: “Ông thấy vậy được chưa Lý, tui cũng không biết được hay chưa nữa”, và câu đáp từ Lý trong khi cặm cụi làm việc là: “Được rồi” . Về phần Trưởng ban Kinh Doanh thì lại gặp tam tai, sử dụng phần mềm còn chậm hơn cả việc tính tay, tính lương thiếu nên phải tính lại mấy lần, và hứng chịu cái “gật đầu” cùng với câu “chị quên” từ trưởng dự án mà phải bị trừ hết lương cộng với tiền túi để đền bù. Trong bốn vị trí trong BDH thì vị trí quản kho là ổn nhất khi tất cà các số liệu liên quan về xuất nhập kho, ghi hoá đơn lên dưa để gia công, giao hàng đều do một người quản lý chịu trách nhiệm, nên việc ghi sai yêu cầu gia công, thất lạc dưa đều biết tìm ai để xử lý. Lại một năm nữa đáng nhớ cho Mỹ (Trưởng Ban Kinh Doanh) phải chịu tổn thất nặng nề sau dự án, tinh thần lẫn vật chất, nhưng lại nhận được những bàn học rất đáng giá. Còn Tú (Trưởng ban Kỹ Thuật) thì bị khiển trách về chất lượng dưa, nhưng vẫn có được cái tết vui vẻ. Kho thì khỏi bàn cãi, chắc là được khen tức tửi. Đặc biệt là trưởng dự án – Lê Hoàng Kim Ngân, lúc nào cũng mang phong thái của một lãnh đạo, vị bá tước đang cưỡi ngựa xem hoa, trò truyện dạo chơi trong vườn thượng uyển. – Trưởng Dự Án Kinh Doanh Dưa Tết 2016 - Lê Hoàng Kim Ngân.
Đã hai năm trôi qua, Lý cũng nhận thức được điều gì đang xảy ra, và là năm Lý ứng cử vào vị trí trong ban điều hành. Nhưng việc ứng cử vào một công việc mà chưa có sự quan sát cặn kẽ thì chẳng khác gì sa vào lưới. Nên vào phút chót Lý quyết định nhường vị trí đó cho bạn còn lại, bạn cùng ứng cử vào cùng một vị trí với Lý, ban Kỹ Thuật. Từ lúc trình bài triển khai, khâu chuẩn bị, cho đến lúc thực hiện đều có sự dòm ngó của Lý. Và trưởng ban Kỹ Thuật đều có nhiều điểm tiến bộ nhiều điểm còn hạn chế, và điểm hạn chế lớn nhất lúc đó của trưởng ban Kỹ Thuật vào lúc đó được thể hiện qua từ “Nhẫn”. Quy trình kỹ thuật thì ổn, quản lý dụng cụ, quản lý chỗ ngồi, quản lý nhóm thì tốt, nhưng quản lý nhân sự không chỉ không giải quyết được vấn đề mà còn làm tăng thêm căn thẳng. Nhớ lại câu nói huyền thoại của Trưởng Ban Kỹ Thuật Khi hai nhóm đang cãi vã nhau vì chuyện dưa lên gia công bị sai nhóm cần Trưởng ban ra giải quyết , đứng giữ hai cái loa phát thanh của hai nhóm, rối quá, chốt lại một câu: “mọi người tự giải quyết đi, tui không biết đâu á, tui đã ghi rõ trên bản rồi mà”, và chạy lẹ vào bếp. Thì ra vì thi đua giữa hai nhóm nên mới có tranh đua lấy dưa không kiểm soát từ bàn người vẽ. Như vậy từ đâu mà tạo ra điều đó? Sự tranh đua để có được năng suất tốt nhất khi có một cái gì đó thúc đẩy trong lúc làm việc, đó là việc chia nhóm, và hiệu quả của việc chia nhóm là vào lúc này. Quy trình năm này quá rõ ràng trong việc lưu thông, xử lý giấy tờ khi có những cái mộc “Đã Thu Tiền”, “Đã gia công”, “Hoàn thành”... Vì thế mới xử lý được kịp thời những vấn đề phát sinh. Và cũng quá rõ ràng trong khâu quản lý khi đã tách hành chính ra khỏi Kinh Doanh. Công việc kinh Doanh giờ đây đã vơi đi nhưng vì thiếu sự tính toán quyết đoán trong kinh doanh nên khi ra về mỗi bạn điều có một cặp dưa. Năm này là năm con gà nên có mẫu hoa văn gà - mẫu đơn, mẫu này chỉ bán cho khách quen và gần cuối mới tung ra để tạo nguồn cầu, và đây là một lỗi sai trầm trọng khi chỉ nhìn về mặt kinh doanh, doanh thu mà không nhìn về mặt kỹ thuật khi kỹ thuật không đáp ứng một cách công bằng được. Có hai người trong khắc cạo có thể làm mẫu hoa văn này, do những ngày cuối khách đông nên rút người còn lại ra làm hoa văn, người còn lại ôm hết. Về bản chất, hoa văn này theo tiêu chuẩn thì mất nhiều thời gian để khắc, nhanh lắm là 45 phút. Mà khổ nổi đơn đặt hàng toàn là gà lớn mẫu đơn nhỏ, không theo mẫu tiêu chuẩn, đã khó còn lại gây khó thêm cho nhân viên, nhưng nhân viên khắc cạo vẫn đáp ứng được nhu cầu của đơn hàng, không có than vãng gì cả. Khi phát lương ra, nhìn đơn giá khắc như muốn nghỉ luôn, ngồi dáng mắt vào trái dưa gần hai tiếng đồng hồ chỉ để khắc nửa cái hoa văn, với đơn giá nửa cái hoa văn đó bằng đơn giá ba hoa văn cơ bản mai pháo tiền, trong khi đó ba hoa văn mai pháo tiền thì mất khoảng 16- 18 phút là xong. Nhưng Kinh Doanh vẫn cứ vô tư nhận đơn hàng kỳ cục như vầy. Đây là một bước đi lùi trong việc tính lương cho nhân viên. Năm này là năm Lý có mức lương thấp kỷ lục khi là nhân viên khắc cạo cộng thêm việc phải nhường công việc để huấn luyện cho hai nhân viên tiềm năng cho năm sau. Vậy là thêm một năm đầy sóng gió cho Tú (Trưởng Ban Kinh Doanh) học được những bài học đắt giá của sự tính toán và quyết đoán. Một năm đầy suy ngẫm cho từ “nhẫn” của Quỳnh Hương (Trưởng Ban Kỹ Thuật). Lại là một năm hoàn hảo cho anh Linh (Quản Kho). Với sự dày dặn kinh nghiệm của mình, chị Thi (Trưởng Ban Hành Chính) đã nâng đỡ rất nhiều cho đàn em. Và trụ cột của dự án này, Thơ (Trưởng Dự Án) đã lèo lái con thuyền mang tên BDH diễn ra đúng với tên gọi của nó, người đã giải quyết được vấn đề nhân sự chủ chốt trong BDH tự rút (Ban Hành Chính) bằng cách thêm chị mình vào. – Trưởng Dự Án Kinh Doanh Dưa Tết 2017 – Đào Ngọc Minh Thơ.
Rồi đến lúc đến thì nó sẽ đến, năm Lý tham gia vào BDH dự án dưa với quy trình có chút thay đổi so với những năm trước đó. Với sự đông đảo nhân sự vượt trội so với các năm trước thì vấn đề sắp xếp nhân sự là một công việc nang giải, vừa phải đảm bảo lịch đăng ký của các bạn, vừa phải hợp lý cho quy trình. Con số nhân viên khắc cạo có mặt lên tới 26 người, trong khi đó mọi năm thì trên 18 người là phải ngồi dưới đất, lúc này một là phải cải cách chỗ ngồi, hai là cho nghỉ bớt. Nhưng mọi chuyện rồi cũng giải quyết được, chẳn những đủ mà còn dư 2 chỗ. Do chính sách cắt giảm nhân sự không tạo ra sản phẩm của Trưởng Dự Án mà một số ban lại phải kiêm luôn những công việc chân tay khác, dẫn đến công việc chính của các ban đó không được chu toàn. Do có sự chuẩn bị chu đáo của các ban từ khâu tập huấn đến khâu chuẩn bị dụng cụ bố trí vật dụng và có sự hỗ trợ của BDH năm trước nên mọi thứ được xem là tạm ổn khi có sự bất đồng nội bộ trước dự án diễn ra. Năm nay là năm liều của các Trưởng Ban khi đưa ra các ý kiến, quyết định rất táo bạo, như là quy trình kỹ thuật 7 tấn, gần 50% trên tổng số trái dưa gia công là của Ban Kinh Doanh, người ta nói có gan làm giàu khi mà mọi thứ kết thúc đúng như dự kiến, tuy có lúc việc quản lý như bèo dạt mây trôi. Trong lúc dự án diễn ra, đôi lúc Lý đặt mọi thứ qua một bên trong giây lát để quan sát thì hình ảnh như Trưởng Ban Hành Chính ôn cái máy tính 24/24, Trưởng Ban Kinh Doanh thì đi lựa dưa, vuốt vuốt cặp dưa cho cân xứng để lên đơn hàng kinh doanh, Quản kho thì ngồi tám chuyện với trợ lý, Trưởng Dựa Án Thì ngồi cạnh Hành Chính chọt chọt gì đấy, nhìn lại Ban của mình thì đám nhỏ nhoi nhóc kiêu hai từ “Anh Lý ơi!” để chấm công hay làm xong rồi hay mang dưa lên bàn gia công. Bây giờ chợt nhớ lại những khoảng khắc đó thấy vui vui. Năm này là năm tệ nhất của kho khi mà làm mất dưa rất nhiều, việc ghi hoá đơn lên dưa lại giao cho bán hàng, ghi lỗi rất nhiều, sai đơn hàng, sai yêu cầu, sai chữ, thậm chí là sai chính tả nữa. Chất lượng sản phẩm được cải thiện qua từng ngày khi thành lập nên đội ngũ xử lý makeup những trái dưa xấu, cần phát triển đội ngũ này về sau. Đây là năm đáng nhớ nhất của Lý (Trưởng Ban Kỹ Thuật) tuy mệt nhưng mà vui, có nhiều bài học rất đáng giá, khi mà vịt kiêu trong những ngày đầu của dự án. Còn Thuận (Trưởng Ban Kinh Doanh) vẫn còn vương vấn nét mặt trầm tư suy nghĩ khi phải lên đơn hàng kinh doanh và lựa cặp dưa cho phù hợp. Cao Nguyên (Quản Kho) thì đừng nên ngủ trước đông người khi mà công việc vẫn còn đó, vướng mắt lắm. Tùng (Trưởng Ban Hành Chính) vẫn cứ thui thủi làm việc một mình trong một cái góc nào đó, và mong cho em ấy biết sử dụng bản Excel. Trinh thì theo Hành Chính chui vào trong đó luôn. – Trưởng Dự Án Kinh Doanh Dưa Tết 2018 – Nguyễn Thị Thu Trinh.
Đến năm 2019 này là năm đặc biệt, năm tiếp thu hết những tinh hoa tiến bộ từ những năm trước đó, nhưng vì BDH tương đối yếu nên mọi thứ nó cứ lạc trôi, cứ như công việc nó vẫn phải xảy ra. Giống như Trưởng dự án đã nói trong lúc kiểm thảo: “Không có em thì mọi thứ vẫn diễn ra bình thường”, đúng là như thế nhưng vị trí trưởng dự án là để điều kiển, Kiểm soát được dòng chảy của dự án thì mới thực hiện đúng tính chất của Trưởng dự án, BDH. Sản phẩm năm nay nhìn chung là chất lượng nhất trong tất cả những năm thực hiện dự án Dưa, và Lý làm vì chất lượng sản phẩm chứ không giống như những năm đầu tham gia. Trong quy trình năm nay vẫn không được xuông xẻ khi thong tin không được thông suốt, cập nhật liên tục, bắt đầu từ những công tác huấn luyện bán hàng không được kỹ càng dẫn đến việc cách ghi hoá đơn không được thống nhất, làm cho các ban sau đó bị lỗi theo, hỏng cả một quy trình. Không sử dụng mộc để phân biệt dưa đã thanh toán hay chưa, cách chấm công lại không thống nhất cách ghi dẫn đến việc nhập liệu bị sai và làm cho việc phát lương của các bạn bị dời sang năm sau. Kho thì lại giống như năm trước công việc ghi hoá đơn lên dưa không phải của kho, nên sinh ra rất nhiều thứ rắc rối. Nhìn chung dự án dưa năm nay cũng không có gì mới, nhưng vẫn bị những lỗi đã sửa ở những năm trước rồi mà vẫn lặp lại. Đào (Trưởng Ban Kỹ Thuật), Cao Nguyên (Trưởng Ban Kinh Doanh), Lưu Phương (Trưởng Ban Hành Chính), Tùng (Trưởng Dự Án) đừng làm nhân viên giao dưa nữa nha.– Trưởng Dự Án Kinh Doanh Dưa Tết 2019 – Nguyễn Thanh Tùng.
Mỗi năm dự án trôi qua sẽ có áp dụng một số cách mới để thay thế cách cũ để hiệu quả hơn trong công việc, đôi khi những cách mới đó cần thời gian để chứng minh nó phù hợp thì mới chính thức sử dụng hiệu quả, và những cái chứng minh đó chính là áp dụng vào thực tiễn, không nên thay đổi một sự vật, hiện tượng một cách quá đột ngột, điều đó sẽ làm phá vỡ sự vật hiện tượng đó. Nói cách khác, nếu nuốn điều mới đó thực hiện được thì lực nó phải đủ lớn để thắng được quán tính ban đầu.
Nếu có một lần làm trong BDH dự án thì xin vị trí Trưởng Dự Án để áp dụng một số cải cách mới trong quy trình của toàn dự án.
TSTL Trương Minh Lý
